Дешево купити і дорого продати: нова платформа закупівель спростила роботу українським аграріям
Закупівлі в компанії тільки здаються простим процесом. Ця ланка господарської діяльності – місце для зловживань, переплат та, як не дивно звучить у наш цифрове час – навала паперових документів. Унікальний продукт для гнучкого, швидкого і бюджетного процесу закупівель – платформа APS SMART – створена в Україні.
Близько 7 років нею користуються великі агрохолдинги і рекомендують іншим. Не забутий і малий фермер, для нього створено лайтовое рішення APS family, що працює на смартфоні. Достукатися до мінімальної ланки в агробізнесі – це одна з цілей компанії.
Вишенька на торті – вільний доступ до клубу постачальників МТР, і не тільки для клієнтів компанії. Будь-який фермер може пройти акредитацію як постачальник і налагодити зв’язки, наприклад, з ресторанами або переробниками.
Український розробник ПЗ для управління закупівлями системи, компанія APS SMART, була створена ентузіастами-закупівельниками. Ці люди працювали в різних компаніях і очолювали або працювали в департаментах закупівель в агросфері, будівельному секторі, банківському сегменті і ін. Але проблеми закупівель – завжди схожі.
7 років тому був час, коли взагалі не існувало ніякої автоматизації процесу. Більшість дій робилося вручну. Пропозиції про закупівлі приносилися в конвертах, аналізувалися, з PDF інформація переносилася в Excel.
Протокол вибору постачальника носили з кабінету в кабінет на безліч підписів. Потім з переможцем укладали договір. “Процес закупівлі був повністю паперовим, в розірваному вигляді”, – нарікає Євген Пономарьов, директор з проектів APS SMART.
У 2012 році закупівельники, що володіють експертизою, вирішили створити продукт, в який вклали свої знання, досвід і вміння, а IT-фахівці, бізнес-аналітики трансформували його в вихідний код. Все це упакували в один продукт – платформу APS SMART.
Агросектор – флагман оптимізації закупівель
Так склалося, що саме в цей же час почали активно розвиватися агрохолдинги. Це був період формування їхніх величезних земельних банків і складних форм господарювання. Керувати таким швидкозростаючим бізнесом без автоматизації неможливо, тим паче закупівлями.
Це дуже делікатна сфера. Великі масиви грошей проходять через закупівлі. Власники великого агробізнесу відразу зрозуміли: що якщо господарство знаходиться в Хмельницькій області, а головний офіс в Києві, то проконтролювати закупівельний процес на місцях дуже складно.
“Філософія нашої системи-smart закладалася так, щоб автоматизувати весь процес закупівель: від ініціації потреби до складу. З контролем власника, з контролем топ-менеджера, з контролем генерального директора, фінансового контролера”, – згадує Євген Пономарьов.
Спочатку в систему закладали можливість холдингової структури, зручність для компаній, які мають різні напрямки бізнесу. До того ж ці напрямки можуть бути абсолютно різноманітними і контролюватися з однієї штаб-квартири.
Так сталось, що холдинги під це визначення підпадали і їм була потрібна автоматизація. “Ми тільки почали” писати “продукт APS SMART, як уже другим або третім клієнтом став найбільший агрохолдинг Ukrlandfarming, потім приєдналися “Кернел”, “Глобино”, – називає іменитих замовників комерційний директор APS SMART Олексій Автомонов.
Під одним ковпаком
Всі вищеназвані клієнти користуються цією системою до цього часу. Адже на момент створення платформи APS SMART промисловий сектор був більш розвинений у частині автоматизації, а в агросекторі там не було нічого. 1С – максимум в частині автоматизації.
“Це був виклик для нас. Ми вчилися разом з великими компаніями і постійно допрацьовували свою систему. Ні в промисловості, ні в банківському секторі не було такої великої, розгалуженої мережі, як в агросекторі.
Досвід роботи з Ukrlandfarming – це коли 400 юридичних осіб використовували нашу систему як би під одним ковпаком. Створений продукт ми змогли легко тиражувати по іншим господарствам”, – згадує керівник напрямку по роботі з ключовими клієнтами APS SMART Андрій Поляков.
Економія – так, але не це головне
Називати відсоток економії по закупкам при роботі з APS SMART в компанії вважають неправильним. Тому що цінність не тільки в економії, хоча вона автоматично має місце, набагато важливіше прозорість і гнучкість дії.
“Ми консолідували процес збору потреб по 400 юридичним особам, розумієте? Те, що робилося вручну або взагалі ніяк не робилося, – ми змогли автоматизувати. Тому що важлива прозорість процесу. І потім ми централізували і консолідували закупівлі та отримали економію”, – розповідає Олексій Автомонов.
Відсоток може бути різний.
Щойно впроваджували систему на підприємства, де взагалі не був побудований процес закупівель, – там економія зашкалювала. Більш 20-30% можна було отримати на конкретних закупівлях та тендерах. Зараз вже культура закупівельників зросла. Багато хто користується системою автоматизації, тендерними майданчиками, відповідно, відсоток економії знижується.
Основна цінність, як вважають в компанії, знаходиться в площині створення і вирішення бізнес-процесів організації. Це документообіг, безпека, фінансові та організаційні питання.
Час гроші
У APS SMART є не тільки тендерні модулі. Наприклад, заявочна кампанія, яка дозволяє в одній системі провести і прискорити процедуру узгодження заявки.
Якщо, припустимо, процес узгодження договорів обіймав в компанії три тижні, а став один, то значить, цикл узгодження скоротився на два тижні. Відповідно, при закупівлі необхідно на цей же час менше тримати товарних запасів в грошах. “Припустимо, обсяг закупівлі становить 10 млн грн на місяць.
Процес за допомогою APS SMART скорочується на два тижні. Відповідно, на цю суму має бути менше заморожених грошових коштів на складах. Економія це для компанії чи ні? Ймовірно, економія. Будь-який фінансовий директор це підтвердить”, – наводить нехитрі розрахунки Євген Пономарьов.
Якщо ми купуємо щось в “палаючому” режимі, то завжди переплачуємо. Ще частіше трапляється, коли для господарства в віддаленому регіоні центральний офіс купує не те, – тоді взагалі ситуація критична. “Закупівля зроблена, але для виробництва потрібно інше, – і починається тикання пальцями, хто винен. А бізнесу від цього ні холодно ні жарко. Він від цього просто втрачає”, – ділиться досвідом комерційний директор APS SMART Олексій Автомонов.
Агрогнучкість
Чим більша структура, тим вона менш гнучка, неповоротка. Виходить, що весь час стоїть завдання – посилити гнучкість підприємства.
Сьогодні компанія, яка працює в п’яти областях і завтра виходить в шосту, вимагає швидкого масштабування. В контексті того, що APS SMART робить в системі закупівель, – це можна забезпечити. Післязавтра компанія продає в іншу область, і їй необхідно швидко згорнутися. APS теж в даному випадку може взяти участь, передати інформацію новим власникам, зберегти, закрити все зайве з урахуванням зміни бізнес-процесів.
В агросекторі більша потреба в швидкості, гнучкості, ніж у промисловості. Зазначені переваги дає платформа APS SMART, оскільки це: по-перше, компанія з українським капіталом; по-друге, всі співробітники територіально знаходяться в Україні і в прямому контакті із замовником.
“Є міжнародні системи, з якими ми мали негативний досвід інтеграції. Коли потрібно внести зміни в систему, ми це робимо в Україні за 4 робочих дня, а в міжнародній системі тільки постановка задачі може тривати до 8 місяців”, – розповідає керівник напрямку по роботі з ключовими клієнтами APS SMART Андрій Поляков.
Тому, з урахуванням динаміки бізнесу в сільському господарстві, пов’язаної зі злиттями й поглинаннями, змінами законодавства, кліматичними умовами, швидкість дуже важлива.
Наступність інформації теж потрібно цінувати. “Пішов фахівець – з ним з системи пішли всі контакти, частина інформації. Якщо APS SMART встановлена в компанії – система тримає всю цю інформацію для вас завжди. Прийшла нова людина, взяла напрацювання попереднього – і працює далі”, – пояснює Андрій Поляков.
Система APS SMART поза конкуренцією!
Платформа APS SMART – продукт, який складається з понад десятка модулів, їх можна придбати в комплексі або по одному.
“Відносно економії, у нас був випадок, коли купили нашу систему (а вона недешева, якщо брати комплекс). І ось, купивши систему, наш клієнт “відбив” її вартість при першій же закупівлі, при нормальній конкуренції. Це говорить про те, що спочатку правильна інвестиція, а потім ти вже заробляєш”, – ділиться кейсом комерційний директор Олексій Автомонов.
З моменту впровадження відомої ProZorro з’явилося багато комерційних майданчиків, які позиціонують себе як автоматизацію закупівель. Це місця, де ви можете розмістити оголошення, отримати пропозицію. І на цьому все закінчується.
Система автоматизації закупівель APS SMART – перша і єдина в Україні дозволяє автоматизувати повний цикл з комерційних закупівель. Вона охоплює весь ланцюжок: починаючи від збору потреб і закінчуючи поставками. Це більше десятка модулів: “план закупівель”, “бюджет”, “тендер”, “аукціон”, “контракт”, “замовлення” і так далі. Якщо компанія-замовник вже автоматизувала частину процесу, то APS SMART допоможе інтегрувати додаткові модулі. “Ми “дружимо” нашу систему з уже існуючою у замовника.
Таким чином замикаємо весь процес закупівель, робимо його автоматичним. Подібні авторські рішення здійснюємо практично завжди. Кожен замовник унікальний”, – розповідає Андрій Поляков, керівник напрямку по роботі з ключовими клієнтами APS SMART.
APS SMART являє собою не тільки тендерний майданчик, який знаходиться в структурі ланцюжка десятка модулів. Це засіб досягнення безпеки комерційної угоди. Процес стає прозорим для будь-якого користувача системи, починаючи від ініціатора заявки до власника, який в будь-який момент може все побачити, проаналізувати.
Наше майбутнє – закупівельні кооперативи
Для України віддати закупівлі в аутсорсинг – щось нове і несподіване, а на західному ринку це нормальна практика, коли компанії приділяють весь час основному продукту. Але тим не менш для забезпечення життєдіяльності будь-якої компанії треба купувати канцелярію, воду, продукти адміністративно-господарської групи і так далі.
І ця робота – теж витрати для компанії. Зазвичай цим ніхто не займається професійно. Тримати співробітника під закупівлі дорого, бюджети набігають чималі. Тому в Європі віддають непрофільні закупівлі в аутсорсинг.
Ідея створення закупівельного кооперативу – зібрати другорядні, які не впливають на бізнес закупівлі у різних підприємств. “Наприклад, ми збираємо замовлення у сотні клієнтів, проводимо тендер або домовляємося з постачальниками цієї продукції.
За рахунок збільшення обсягів маємо кращі ціни. Наші клієнти задоволені – вони отримують якісні товари, економлять, не містять закупівельників. Це вигідно всім учасникам процесу”, – переконаний директор з проектів APS SMART Євген Пономарьов.
В Україні такі ідеї в зародковому стані. Для агрогосподарств аутсорсинг непрофільних закупівель – тема майбутнього.
Малому фермеру
Крім платформи АРS SMART, компанія пропонує легке веб-рішення – APS FAMILY. Продукт націлений на потреби дрібного і середнього бізнесу, його не потрібно встановлювати на комп’ютер. Були б тільки Wi-Fi або мобільний інтернет – і вже можна користуватися.
APS FAMILY може стартувати з облікового запису від одного фермера. Сьогодні, за даними компанії, з користувачів системи APS SMART 82% складають співробітники агрогосподарств у всіх точках України.
“Що потрібно малому фермеру? Йому потрібна простота. Ми зараз працюємо над цією простотою. Щоб була можливість створювати тендери, проводити свої закупівлі з доступом до загальної бази постачальників, але в більш простому мобільному інтерфейсі, з телефону. Ми хочемо дати аграрію все, що мають лідери ринку: базу постачальників, автоматизацію, мобільність – з урахуванням його особливостей”, – стверджують в компанії.
Доступ до найширшої базі постачальників, над якою зараз працюють в компанії, – це ще один бонус користувачам.
Клуб постачальників
Компанія накопичила величезну базу постачальників за всю історію діяльності. Якщо клієнт купує продукт APS SMART, – він отримує доступ до цієї бази за допомогою певного модуля.
Всі клієнти мають доступ до загальної бази постачальників незалежно від того, який продукт вони купили. У базі є все, що пройшло через систему: від ПММ до гвинтів.
“Більш повної бази за конкурентними закупівель в агросекторі, думаю, ніде немає”, – запевняють творці APS SMART.
Чим ще APS SMART вигідно відрізняється від інших, так це можливістю вибирати постачальника по одній унікальної позиції. Якщо це сотні позицій, система дозволяє вибрати по кожній різного постачальника і запропонувати варіанти.
Дешево купити і дорого продати
“Наш новий продукт буде давати можливість фермеру як закуповувати продукцію, так і щонайменше публікувати дані про свій товар. Можна проводити аукціони дефіцитної продукції і т. д. Тобто тут якраз важливо, щоб це було універсальне торгове місце на 360 градусів. Навіть великі агрокліенти використовують нашу систему для продажу врожаїв”, – розповідає Олексій Автомонов.
З точки зору продажів через платформу APS SMART – проблема в тому, що дуже складно класифікувати плодоовочеву продукцію через великого розмаїття сортів овочів і фруктів. “Тобто фермер продає, запускає оголошення, що у нього є яблука. Перевірка їх якості неможлива. А щоб вірити фермерам на слово, потрібно створити рейтинг сільгоспвиробників. Причому його будуть присвоювати закупівельники”, – акцентує увагу на цю тему Андрій Поляков.
ФРЕШ-група
Як зараз фермери можуть себе спробувати в ролі постачальників за допомогою платформи APS SMART? У базі компанії є мережі ресторанів і супермаркетів, які закуповують так звану фреш-групу. Оскільки сервіс для постачальників в системі безкоштовний, то фермерські господарства, які працюють в плодоовочівництві, можуть взяти участь в торгах. І вже зараз заробляти і відпрацьовувати техніку продажів.
“На даний момент ми впроваджуємо систему ще в одній мережі, де близько 70 ресторанів. Вони шукають постачальників фреш-групи, цікавить капуста, морква, картопля і т. п. Це, на наш погляд, новий канал продажів для фермерів. Фермерські господарства можуть зареєструватися в ролі постачальників, пройти акредитацію. і далі, якщо вони відповідають очікуванням великої мережі ресторанів, то отримують заявку-замовлення, продають і заробляють”, – розповідає Євген Пономарьов.
Про систему, її переваги та можливості читайте тут: www.aps-smart.com
Контактні телефони:
+38 044 337 79 20 \ +38 067 829 08 77
SEEDS.org.ua за інформацією Іnfoindustria
Головні новини Seeds та агроідеї для зростання вашого бізнесу в Telegram Facebook InstagramYoutube та Підписуйтесь!