10 помилок у веденні кадрового обліку, які можуть дорого коштувати агрокомпанії: думка фахівця ТОВ «Блу Беррі»
На які особливості та помилки при веденні кадрового обліку варто звернути увагу агрокомпанії розповідає у фаховому коментарі для SEEDS Діна Сидорук – юрисконсульт, експерт у галузі трудового, господарського та цивільного права ТОВ «Блу Беррі».
ТОВ «Блу Беррі» вирощує лохину на площі понад 100 га в Закарпатській області України, згідно зі стандартами GlobalG.A.P. та GRASP, що щорічно підтверджується міжнародним аудитом та сертифікатами.
«Кадровий облік включає два блоки питань: юридичну підтримку та формальну наявність кадрових документів. Під юридичною підтримкою мається на увазі, що всі кадрові процедури мають відповідати вимогам чинного законодавства. Йдеться про локальні правові акти, правила і положення, трудовий договір і всі кадрові процедури — прийом на роботу, зміну трудових відносин, звільнення. А формальна наявність кадрових документів має на увазі фізичне ведення особистих справ, наказів та решти. Більшість помилок і проблем виникає саме тому, що в компаніях приділяється підвищена увага другому пункту, а перший ігнорується або застосовується час від часу»,- зазначає Діна Сидорук.
Отже, розберемо ТОП-10 типових помилок при веденні кадрового обліку компанії.
1. Відсутність кадрового адміністрування.
2. Ведення кадрового обліку «за накатаною», без юридичної підтримки.
Наприклад, раніше «кадри» вів юрист, а зараз веде хтось інший, використовуючи всі форми, які тоді застосовувалися. У цьому випадку під кадровим урахуванням розуміють «технічне ведення» — начебто все гаразд, створюються нові особисті справи та трудові договори. Але якщо людина не розуміється на правових питаннях, то без постійної юридичної підтримки документи не будуть своєчасно актуалізуватися. Деякі компанії практикують одноразове залучення юриста — розробити «Правила внутрішнього трудового розпорядку», «Положення про відрядження», «Положення про оплату праці» тощо. Але законодавство постійно змінюється, і якщо зміни не відстежувати, то незабаром ви виявите, що багато чого стало некоректним за змістом. Найчастіше ми маємо справу з документами, затвердженими кілька років тому, вони багато в чому вже неактуальні. Здавалося б, у цьому нічого страшного. Але якщо фахівець керуватиметься такими документами, можливі грубі помилки з погляду чинного законодавства, що ведуть до слабкості позиції наймача у разі суперечки з працівником.
3. Ігнорування специфіки підприємства під час ведення кадрового обліку.
В мережі інтернет можна знайти типові правила внутрішнього трудового розпорядку чи зразки форми трудового договору. Здавалося б, бери та користуйся. Але у багатьох компаніях є своя специфіка, де має місце створення об’єктів авторського права, важливо прописувати, кому належать які права на твори, як правильно передати права від працівників до роботодавця. Важливо не забувати про матеріальну відповідальність. Наприклад, співробітника прийняли працювати і передали йому товарно-матеріальні цінності (обладнання, комп’ютер). У цьому випадку необхідно укласти договір про повну матеріальну відповідальність, щоб при пошкодженні обладнання з працівника можна було без обмежень стягнути його збитки. Сюди можна віднести: конфіденційність інформації (закріпити обов’язки працівника щодо цього), навчання працівників за рахунок коштів роботодавця, питання, пов’язані з роботою в соціальних мережах (багато компаній висувають вимоги до працівників з розміщення інформації) та інші аспекти. Всі важливі та особливо спірні питання компанія має визначити для себе та відобразити у локальних правових актах та договорах з працівниками. Якщо цього не робити, то такі питання можуть у майбутньому спричинити проблеми та суперечки з персоналом.
4. Неправильний вибір трудового договору з працівником при прийомі на роботу.
Коли ми приймаємо працівника, важливо розуміти, на який термін (строковий чи безстроковий) ми його беремо та з якою метою. І залежно від цього правильно вибирати трудовий договір. Якщо вид трудового договору обрано неправильно, надалі можливі проблеми із звільненням працівника та виплатою йому додаткової компенсації.
5. Несвоєчасне оформлення документів та несвоєчасне ознайомлення з ними.
Можлива ситуація, коли працівника найняли, але не оформили з ним письмово трудовий договір. Якщо є ознаки трудової діяльності, але немає договору, це зовсім не означає, що у вас немає працівника. Навпаки, це вказує на те, що має місце фактичний допуск до роботи та є порушення щодо оформлення. За законом працівника мають оформити, виплачувати йому зарплату, сплачувати з неї податки.
Інша ситуація – несвоєчасне ознайомлення працівника з документами. Чому це важливо? Скажімо, термін дії договору минув, хоча працівник продовжив працювати. З погляду закону це означає, що трудовий договір із зазначеним працівником вже продовжено на невизначений строк, виплата підвищення тарифного окладу за роботу за договором не повинна проводитися, але звільнити працівника без порушень з його боку роботодавця проблематично. Загалом своєчасно та правильно оформлене хоча б мінімальне «тріо» — трудовий договір, посадова інструкція, штатний розпис — уберігає роботодавця від багатьох проблем, які виникають, якщо цих документів немає, а трудова суперечка є. Те саме, хоч і меншою мірою, стосується ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку, положенням про оплату праці. Якщо працівник з ними не ознайомлений, то ми не може змусити його дотримуватися цих правил і притягнути до відповідальності за недотримання.
6. Неправильне формування окладу працівнику.
Ми маємо базу, від якої обчислюється заробітна плата працівника — тарифний оклад. Він має бути зазначений у трудовому договорі працівника та його потрібно правильно визначити. Це та сума, менша за яку працівникові не заплатять.
Відповідно формування тарифної сітки та розміру посадового окладу працівника має визначатися на основі показника, який не є меншим, ніж законодавчо визначена величина мінімальної заробітної плати. Також слід враховувати вимоги статті 96 КЗпП України та частини третьої статті 6 Закону України “Про оплату праці”. Наприклад, оплату праці бухгалтера та маляра не можна проводитись виходячи із встановленого посадового окладу, без урахування міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень розмірів тарифних ставок (посадових окладів).
7. Прийом працівників без урахування їх особливостей.
Є низка категорій працівників, які мають додаткові гарантії зі сторони держави — інваліди, неповнолітні. Існує також специфіка прийому працювати пенсіонерів, молодих фахівців, іноземних громадян. По кожній із цих категорій осіб встановлені певні вимоги. Наприклад, у інвалідів та неповнолітніх є вимоги щодо тривалості робочого часу та основної відпустки, для іноземців – спеціальні дозволи. Якщо ці процедури не дотримані, порушення може спричинити адміністративну відповідальність чи суперечки з працівником.
8. Ненадання щорічних відпусток повної тривалості. Ця помилка зустрічається досить часто і тягне за собою низку проблем.
Щорічні відпустки мають надаватися працівникам протягом кожного робочого року. Якщо повну відпустку не можна надати, то хоча б 14 днів. Існує поширена помилка: «Працівник вибирає, коли піти у відпустку». Це не так! Надання відпустки працівникові – обов’язок роботодавця. Через це нерозуміння виникає проблема: працівники не йдуть своєчасно у відпустку, внаслідок чого накопичується велика кількість днів щорічної відпустки, іноді по 100 днів, за 3-4 роки.
При звільненні, незалежно від підстав, роботодавець зобов’язаний виплатити працівникові компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток згідно із статтею 24 Закону про відпустки. Законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник втрачає право на щорічні відпустки, не містить воно й заборони надавати щорічні відпустки в разі їх невикористання.
9. Невидача трудової книжки та остаточного розрахунку при звільненні.
При звільненні працівника роботодавець має зробити остаточний розрахунок у день звільнення, тоді ж видати і трудову книжку. Якщо цього немає, то за заявою працівника роботодавець (наймач) повинен «змістити дату» звільнення на дату остаточного розрахунку чи видачі трудової книжки. А ще — виплатити працівникові суму компенсації за ці дні як за вимушений прогул, адже без трудової книжки працівник не міг влаштуватися в інше місце. Звичайно, ця проблема виникне лише у тому випадку, якщо працівник звернеться до суду з вимогою. Але якщо це станеться, то роботодавцеві доведеться сплатити ще й судові витрати.
10. Помилки відображення режиму роботи у трудовому договорі.
Крім суми заробітної плати, у договорі має відображатись і режим роботи.
Часто роботодавці при встановленні неповного робочого часу фіксують, що платитимуть працівникові частину ставки — 0,5 або 0,25 ставки. У цьому випадку фактичний режим роботи відповідає заявленому у договорі, і працівник працює більше. Якщо надалі з’ясується, що працівник оформлений на 0,25 ставки, а працює повний робочий день, то це може спричинити адміністративні штрафи, а також незадоволення працівника та можливу судову суперечку. Законодавство надає досить широкі можливості щодо регулювання режиму роботи: дистанційна, надомна робота, гнучкий графік робочого часу, робота за графіком у режимі сумованого обліку робочого часу. При грамотному оформленні роботодавець може як мінімізувати ризики, а й показати свою лояльність до працівникам, і навіть підвищити привабливість підприємства на ринку праці.
Для тих, хто вважає кадровий облік не надто важливим
Наймачі вважають, що кадровий облік не є обов’язковим, оскільки адміністративна відповідальність за порушення у кадрових питаннях досить умовна. Якщо порушено законодавство про працю і це не спричинило заподіяння шкоди працівникові, то загалом адміністративної відповідальності можна уникнути. Але одне порушення може спричинити за собою інші порушення, додаткові перевірки, що загрожують застосуванням різних статей «Кодексу про адміністративні правопорушення».
Головні новини Seeds та агроідеї для зростання вашого бізнесу в Telegram Facebook InstagramYoutube та Підписуйтесь!