10 ошибок в ведении кадрового учета, которые могут дорого стоить агрокомпании: мнение специалиста ООО «Блу Берри»
На какие особенности и ошибки при ведении кадрового учета стоит обратить внимание агрокомпаниям, рассказывает в профессиональном комментарии для SEEDS Дина Сидорук – юрисконсульт, эксперт в области трудового, хозяйственного и гражданского права ООО «Блу Берри».
ООО «Блу Берри» выращивает голубику на площади более 100 га в Закарпатской области Украины, согласно стандартам GlobalG.A.P. и GRASP, что ежегодно подтверждается международным аудитом и сертификатами.
«Кадровый учет включает в себя два блока вопросов: юридическую поддержку и формальное наличие кадровых документов. Под юридической поддержкой предполагается, что все кадровые процедуры должны отвечать требованиям действующего законодательства. Речь идет о локальных правовых актах, правилах и положениях, трудовом договоре и всех кадровых процедурах — приеме на работу, смене трудовых отношений, увольнении. А формальное наличие кадровых документов подразумевает физическое ведение личных дел, приказов и др. Большинство ошибок и проблем возникает именно потому, что в компаниях уделяется повышенное внимание второму пункту, а первый игнорируется или применяется время от времени», – отмечает Дина Сидорук.
Итак, разберем ТОП-10 обычных ошибок при ведении кадрового учета компании.
1. Отсутствие кадрового администрирования.
2. Ведение кадрового учета «по накатанной», без юридической поддержки.
Например, раньше «кадры» вел юрист, а сейчас ведет кто-то другой, используя все применявшиеся тогда формы. В этом случае под кадровым учетом понимают «техническое ведение» — вроде бы все в порядке, создаются новые личные дела и трудовые договоры. Но если человек не разбирается в правовых вопросах, то без постоянной юридической поддержки документы не будут своевременно актуализироваться. Некоторые компании практикуют одноразовое привлечение юриста — разработать «Правила внутреннего трудового распорядка», «Положение об командировке», «Положение об оплате труда» и т.д. Но законодательство постоянно меняется, и если изменения не отслеживаются, то вскоре вы обнаружите, что многое стало некорректным по содержанию. Чаще мы имеем дело с документами, утвержденными несколько лет назад, они во многом уже неактуальны. Казалось бы, в этом ничего ужасного. Но если специалист будет руководствоваться такими документами, то возможны грубые ошибки с точки зрения действующего законодательства, ведущие к слабости позиции нанимателя в случае спора с работником.
3. Игнорирование специфики компании при ведении кадрового учета.
В сети интернет можно найти типовые правила внутреннего трудового распорядка или образцы формы трудового договора. Казалось бы, бери и пользуйся. Но во многих компаниях есть своя специфика, где имеет место создание объектов авторского права, важно прописывать, кому принадлежат какие права на произведения, как правильно передать права от работников работодателю. Важно не забывать о материальной ответственности. К примеру, сотрудника приняли работать и передали ему товарно-материальные ценности (оборудование, компьютер). В этом случае необходимо заключить договор о полной материальной ответственности, чтобы при повреждении оборудования с работника можно было без ограничений взыскать его ущерб. Сюда можно отнести: конфиденциальность информации (закрепить обязанности работника по этому поводу), обучение работников за счет средств работодателя, вопросы, связанные с работой в социальных сетях (многие компании предъявляют требования к работникам по размещению информации) и другие аспекты. Все важные и спорные вопросы компания должна определить для себя и отразить в локальных правовых актах и договорах с работниками. Если этого не делать, то такие вопросы могут в будущем вызвать проблемы и споры с персоналом.
4. Неверный выбор трудового контракта с работником при приеме на работу.
Когда мы принимаем работника, важно понимать, на какой срок (срочный или бессрочный) мы его берем и с какой целью. И в зависимости от этого правильно выбирать трудовой договор. Если вид трудового договора выбран неправильно, в дальнейшем возможны проблемы с увольнением работника и выплатой дополнительной компенсации.
5. Несвоевременное оформление документов и ознакомление с ними.
Возможна ситуация, когда работника наняли, но не оформили с ним в письменном виде трудовой договор. Если есть признаки трудовой деятельности, но нет договора, это совсем не значит, что у вас нет работника. Напротив, это указывает на то, что имеет место фактический допуск к работе и нарушение оформления. По закону работника должны оформить, выплачивать ему зарплату, платить с нее налоги.
Другая ситуация – несвоевременное ознакомление работника с документами. Почему это важно? Скажем, срок действия договора истек, хотя работник продолжил работу. С точки зрения закона это означает, что трудовой договор с указанным работником уже продлен на неопределенный срок, выплата повышения тарифного оклада за работу по договору не должна производиться, но уволить работника без нарушений с его стороны работодателя проблематично. В общем, своевременно и правильно оформленное хотя бы минимальное «трио» — трудовой договор, должностная инструкция, штатное расписание — уберегает работодателя от многих возникающих проблем, если этих документов нет, а трудовой спор есть. То же, хоть и в меньшей степени, касается ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда. Если работник с ними не ознакомлен, то мы не можем заставить его соблюдать эти правила и привлечь к ответственности за несоблюдение.
6. Неправильное формирование оклада работнику.
У нас есть база, от которой вычисляется заработная плата работника — тарифный оклад. Он обязан быть указан в трудовом договоре работника и его нужно верно найти. Это та сумма, меньше которой работнику не заплатят.
Соответственно формирование тарифной сетки и размера должностного оклада работника должно определяться на основе показателя, который не меньше, чем законодательно определенная величина минимальной заработной платы. Также следует учитывать требования статьи 96 КЗоТ Украины и части третьей статьи 6 Закона Украины “Об оплате труда”. Например, оплата труда бухгалтера и маляра нельзя производиться исходя из установленного должностного оклада, без учета межквалификационных (междолжностных) соотношений размеров тарифных ставок (должностных окладов).
7. Прием работников без учета их особенностей.
Есть ряд категорий работников, имеющих дополнительные гарантии со стороны государства – инвалиды, несовершеннолетние. Существует также специфика приема на работу пенсионеров, молодых специалистов, иностранных граждан. По каждой из этих категорий лиц установлены определенные требования. Например, для инвалидов и несовершеннолетних есть требования относительно продолжительности рабочего времени и основного отпуска, для иностранцев – специальные разрешения. Если эти процедуры не соблюдены, нарушение может повлечь за собой административную ответственность или споры с работником.
8. Непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности. Эта ошибка встречается довольно часто и влечет за собой ряд проблем.
Ежегодные отпуска должны предоставляться работникам в течение каждого рабочего года. Если полный отпуск нельзя предоставить, хотя бы 14 дней. Существует распространенное заблуждение: «Работник выбирает, когда уйти в отпуск». Это не так! Предоставление отпуска работнику – обязанность работодателя. Поэтому непонимание возникает проблема: работники не уходят своевременно в отпуск, в результате чего накапливается большое количество дней ежегодного отпуска, иногда по 100 дней, за 3-4 года.
При увольнении, независимо от оснований, работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за все неиспользованные дни ежегодных отпусков согласно статье 24 Закона об отпусках. Законодательством не предусмотрен срок давности, после которого работник теряет право на ежегодные отпуска, не содержит оно и запрета предоставлять ежегодные отпуска в случае их неиспользования.
9. Невыдача трудовой книги и окончательного расчета при увольнении.
При увольнении работника работодатель должен произвести окончательный расчет в день увольнения, тогда же издать и трудовую книжку. Если этого нет, то по заявлению работника работодатель (наниматель) должен «сместить дату» увольнения на дату окончательного расчета или выдачи трудовой книги. А еще выплатить работнику сумму компенсации за эти дни как за вынужденный прогул, ведь без трудовой книжки работник не мог устроиться в другое место. Конечно, эта проблема возникнет только в том случае, если работник обратится в суд с требованием. Но если это произойдет, то работодателю придется заплатить еще и судебные издержки.
10. Ошибки отображения режима работы в трудовом договоре.
Кроме суммы заработной платы в договоре должен отражаться и режим работы.
Часто работодатели при установлении неполного рабочего времени фиксируют, что будут платить работнику часть ставки – 0,5 или 0,25 ставки. В этом случае фактический режим работы соответствует заявленному в договоре и работник работает больше. Если в дальнейшем выяснится, что работник оформлен на 0,25 ставки, а работает полный рабочий день, то это может повлечь за собой административные штрафы, а также недовольство работника и возможный судебный спор. Законодательство предоставляет достаточно широкие возможности регулирования режима работы: дистанционная, надомная работа, гибкий график рабочего времени, работа по графику в режиме суммированного учета рабочего времени. При грамотном оформлении работодатель может не только минимизировать риски, но и показать свою лояльность к работникам, а также повысить привлекательность предприятия на рынке труда.
Для тех, кто считает кадровый учет не очень важным
Наниматели считают, что кадровый учет не обязателен, поскольку административная ответственность за нарушение в кадровых вопросах достаточно условна. Если нарушено законодательство о труде и это не повлекло причинения вреда работнику, то в целом административной ответственности можно избежать. Но одно нарушение может повлечь за собой другие нарушения, дополнительные проверки, угрожающие применением разных статей «Кодекса об административных правонарушениях».
Головні новини Seeds та агроідеї для зростання вашого бізнесу в Telegram Facebook InstagramYoutube та Підписуйтесь!